Was gehört alles zu einem Workflow

Was gehört alles zu einem Workflow?

Workflow Funktionen gehören Heute zu jeder guten Software. Man will schließlich sicherstellen, dass Geschäftsprozesse sicher und definiert abgewickelt werden. Deshalb findet sich der Begriff Workflow in nahezu jeder Softwarebeschreibung. Die Bandbreite der  Funktionen die sich dahinter verbergen ist allerdings sehr groß. Sie reicht von einfachen Statusänderungen in einem Datensatz oder Dokument über das Routing von Tasks die mit einfachen Formularen oder Dokumenten verbunden sind über einfache tasklisten bis hin zur kompletten Erstellung von datenbankbasierten Webanwendungen die einem komplexen Prozessmodell folgen und mit einem Designwerkzeug gestaltet werden.

Wenn man von Geschäftsprozessautomatisierung durch Workflowmanagement spricht sollten allerdings bestimmte Funktionen gewährleistet sein. Aus meinem Verständnis gehört hierzu:

  • Ein Workflow sollte von jedem Rechner aus aufgerufen und bearbeitet werden können. Die Bedienung sollte in einem Internet Browser erfolgen.
  • Die Daten, bzw. Dokumente sollten in einer Datenbank gespeichert werden, damit eine flexible Ansicht und Auswertung der Daten möglich ist.
  • Das System sollte durch ein einstellbares personen- und rollenbezogenes Rechte- und Zugriffskonzept geschützt sein.
  • Erstellung, Änderungen und Konfiguration sollten einfach und möglichst ohne Programmierkenntnisse sein, damit ein Höchstmaß an Flexibilität bei geringsten Erst- und Folgekosten gegeben ist.
  • Dafür notwendig ist ein grafisches Designwerkzeug mit dem der Geschäftsprozess, in diesem Fall der workflowrelevante Ablauf modelliert werden kann.
  • Zu einem Prozess gehören auch die entsprechenden Daten, die ursprünglich in konventionellen Formularen, Textdokumenten, Tabellen oder unstrukturiertem Text enthalten waren. Diese Daten sind mit Hilfe des Designers den einzelnen Prozessschritten zuzuordnen.
  • Im Workflow sind für die Zustandsüberwachung Statis zu definieren, die eine Transparenz der einzelnen Vorgänge (Instanzen) ermöglichen.
  • Da die Daten in einer Datenbank gespeichert und diese den Anwendern möglichst bedarfsorientiert zur Verfügung gestellt werden sollen, sollten die Ansichten der Daten ebenfalls im Designer konfiguriert werden können.
  • Da nach Möglichkeit nichts programmiert werden soll, ist eine automatische Generierung der kompletten lauffähigen Anwendung sinnvoll. Da spart Zeit und macht keinen Einsatz von entsprechenden Spezialisten erforderlich.
  • Da ein Geschäftsprozess im Sinne der kontinuierlichen Verbesserung ständigen Änderungen unterliegt ist eine Unterstützung des Life Cycles notwendig. Diese erleichtert die Inbetriebnahme, die Variantenbildung und die Versionierung.
  • Optimalerweise kann auf die grafische Gestaltung der Bedieneroberfläche Einfluss genommen werden.

Diese Punkte sind aus meiner Sicht die Hauptfunktionen die ein Workflowsystem anbieten sollte!

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Ein Gedanke zu „Was gehört alles zu einem Workflow

  1. Pingback: SharePoint Business Lösungen mit Workflow | Der Kümmerer

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