Prozesse automatisieren durch Ersetzen von Excel und Mail

In den meisten Unternehmen und Organisationen werden immer noch viele Geschäftsprozesse durch den Einsatz von Excel oder anderen Dokumenten und die Kommunikation mit Mails abgebildet.

Meist sind nur wenige Prozesse in den vorhandenen IT-Systemen in der Form abgebildet, dass alle Daten, der komplette Ablauf und die Geschäftslogik sich darin wiederfindet. Oft sind es nur die Daten und der Ablauf wird sich selbst überlassen.

Viele Themen der alltäglichen Zusammenarbeit werden durch Mails geregelt, oder in den Mails werden Tabellen oder Textdokumente versandt, die den Geschäftsfall, bzw. die dazugehörigen Daten und Informationen bereits inhaltlich beschreiben. Oft gibt es hierfür auch unternehmensweit vorgeschriebene Vorlagen, die zentral verwaltet werden. Der konkrete Vorgang wird dann auch oft in einer zentralen Ablage auf einem Fileserver durchgeführt.

Man stelle sich folgende Situation vor. Sie sind Key Accounter eines Zulieferers und sind für mehrere Kunden zuständig, oder es gibt mehrere parallel verantwortliche Kollegen. Die einzelnen Kunden kommen mit Änderungsanträgen zu Ihnen. Sie sind dafür zuständig diese Anträge intern prüfen zu lassen und innerhalb kürzester Zeit eine Antwort zu geben. Die Prüfung ist allerdings nicht einfach, denn es sind verschiedene Fachbereiche, wie Entwicklung, Produktion, Logistik, Qualitätssicherung und die Geschäftsleitung zu fragen. Außerdem ändern sich die Ansprechpartner abhängig vom Kunden und den betroffenen Produkten. Als Hilfsmittel steht Ihnen eine Excel Vorlage und und eine Beschreibung der verantwortlichen Kollegen zur Verfügung. D.h. Sie gehen her und füllen die Vorlage aus und schicken diese per Mail an die betroffenen Personen. Jetzt wird es spannend, den es können verschiedene Ereignisse eintreten.

  • Sie haben die falschen Kollegen adressiert oder welche vergessen.
  • Die Kollegen haben Rückfragen und schicken die Tabelle mit Einträgen zurück.
  • Ihr Kunde ruft an und frägt nach dem Stand der Bearbeitung.
  • Sie sollen Ihrem Chef einen Zwischenstand der Bearbeitung liefern.
  • Sie haben zum vorgegebenen Termin noch keine Rückmeldungen.
  • Sie bekommen vielen Tabellen und unstrukturierte Kommentare zurück und müssen daraus ein Ergebnis ableiten.
  • …..

Das soll nur ansatzweise Aufzeigen welche Probleme Sie im Alltag zu bewältigen haben. Das beschriebene Szenario ist kein fiktiver Fall sondern Realität. Die aufgelisteten Probleme lassen sich allerdings auf beliebig viele Geschäftsfälle übertragen, z.B. bei Beschwerden und Reklamationen, bei Beschaffungs- oder Investanträgen, beim Bewerten von Ideen, bei der Verfolgung von Ereignissen und Maßnahmen und und und …..

Um diese Probleme zu beseitigen gibt es die Möglichkeit Geschäftsprozesse mit einem Workflowsystem zu unterstützen. Wie ein Workflowsystem aus der Sicht des Benutzers funktioniert und was alles zu einem System gehört, habe ich bereits in meinem Blog erläutert.

Wie ist nun die Vorgehensweise um aus den vorhandenen Hilfsmitteln eine automatisierte Lösung zu erzeugen. Kurz gesagt übertragen Sie die bekannte Ablaufbeschreibung in ein Prozessmodell im Workflowsystem, wobei Sie die einzelnen Excelbereiche die die Bearbeitung beschreiben, den einzelnen Aktivitätsschritten zuordnen die verantwortliche Rolle dazu definieren. Dies geschieht mit einem Design- und Konfigurationswerkzeug. Auf Knopfdruck wird dann die fertige lauffähige Lösungssoftware erzeugt. Eine ausführliche Beschreibung wie Sie von einem konventionellen Formular zu einem automatischen Workflowsystem kommen, finden Sie hier:

http://www.hcm-infosys.com/vdoc/portal/action/WebdriveActionEvent/oid/042-000014-005/fname/Whitepaper_Vom_Formular_zu_Workflow.PDF

  • Das Ergebnis ist eine Webanwendung die im Browser von überall bedient werden kann und deren Daten in einer  Datenbank liegen. Und zusammengefasst hier nochmals die wichtigsten Vorteile:
  • Automatische Steuerung der Bearbeitungsschritte auch nach Regeln.
  • Die Einbindung der richtigen Verantwortlichen wird sichergestellt.
  • Ständige Transparenz über den Erledigungsstatus.
  • Ständige Verfügbarkeit aller eingegebenen Daten und Informationen.
  • Terminüberwachung und Erinnerung.
  • Umfangreiche Anzeige- und Suchfunktionen.
  • Daten von überall konsistent verfügbar.

Und all dies für die verschiedensten Geschäftsprozesse und mit wenig Aufwand! Weitere Infos finden Sie hier:

http://www.hcm-infosys.com/vdoc/easysite/hcm/produkte/vdoc-process

und fertige Lösungen finden Sie hier:

http://www.hcm-infosys.com/vdoc/easysite/hcm/losungen

Ich stehe Ihnen natürlich für Kommentare und zu weiteren Diskussionen und Erläuterungen gerne zur Verfügung!

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