Aus der Praxis: Warum beschäftigt sich ein Unternehmen mit Workflowsystemen?

In diesem Gastbeitrag beantwortet die Projektmanagerin Kingyi Yu fünf Fragen zum Thema Workflowsysteme in Unternehmen. Kingyi beschäftigt sich seit einiger Zeit näher mit Workflowprozessen. Das Interview führte Caroline Scherr, die als leitende Redakteurin die Unternehmensblogs von Dr. Klein und vergleich.de betreut.

Kingyi, was bewegt ein Unternehmen grundsätzlich dazu, sich mit dem Thema Workflowsysteme zu beschäftigen?

Ein Unternehmen entwickelt sich oftmals so schnell, dass viele Prozesse nur nebenbei mitwachsen und ab einem bestimmten Punkt nicht mehr optimal funktionieren. Dies zeigt sich insbesondere in der fehlenden Übersichtlichkeit hinsichtlich Prozessbeteiligten und negativen Auswirkungen auf Stakeholder sowie in Prozess- und Systembrüchen.

Gibt es einen bestimmten Zeitpunkt, an dem diese Negativeffekte für das Unternehmen transparent werden?

Aus Sicht des Unternehmens zeigt insbesondere die Einarbeitung von neuen Mitarbeitern die Komplexität der mit der Zeit gewachsenen Prozesse. Ein typisches Projektziel im Unternehmen ist, Geschäftsprozesse neu aufzustellen oder zu optimieren. Der oben beschriebene ineffiziente Zustand bewirkt oftmals „Changes“, also nicht vorhersehbare Veränderungen in Projekten. Um dies zu verhindern, muss man eine klare Basis schaffen, bevor neue Geschäftsprozesse aufgebaut werden können. Diese neuen Aufgaben entpuppen sich zumeist als besonders knifflig.

Was sind die ersten gedanklichen Schritte, wenn man den Workflow eines Unternehmens optimieren möchte?

Bevor etwas optimiert wird, muss analysiert werden, warum ein Prozess eben ist, wie er ist. Die jeweiligen Gründe können darin liegen, dass es in der Vergangenheit bspw. keine Zeit gab, diese zu automatisieren oder vernünftig aufzustellen. Damals war es vielleicht auch noch gar nicht nötig, oder die entsprechende Technik war nicht auf Skalierbarkeit ausgerichtet. Allerdings können scheinbare Umwege auch ganz bewusst gewählt worden sein.

Was hat Dich für das Thema Workflowsysteme sensibilisiert?

Der Beitrag von Herrn Kümmerer in einer Projektmanagement-Gruppe auf Xing zum Thema Workflow machte mich neugierig. Seit längerem beschäftige ich mich als Projektmanager mit der Frage, welche prozessualen Punkte in unserem Unternehmen verbesserungswürdig sind.

Und was reizt Dich an der konkreten Umsetzung?

Besonders reizvoll ist die Vorstellung, dass es ein System im Unternehmen gibt, das alle im Prozess betroffenen Mitarbeiter transparent verbindet. Somit wird jede Auswirkung klar – man kennt seine Zahnrädchen, die man als einzelner Mitarbeiter im Gesamtsystem bedient.

Optimierungen und Neuanbindungen an Prozessen können zudem systematischer durchdacht werden. Zu oft glaubt man, durch Veränderungen von Prozessteilen effizienter geworden zu sein, bis die Auswirkungen auf andere Prozessbereiche aufpoppen. Kurz gefasst: Die Risiken, die durch die Anpassung von Workflowprozessen entstehen, können durch transparenten Workflow schneller entdeckt werden.

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