Wie funktioniert eine Workflow Software aus der Sicht des Benutzers

In vielen Gespräch mit Kunden stelle ich fest, dass diesen nicht klar ist, wie der Einsatz einer Workflow Software, bzw. einer Software Lösung die durch Workflow Funktionalität unterstützt wird, sich für den Anwender auswirkt.

Es werden immer wieder die gleichen Fragen gestellt:

  • wie erstelle ich einen Vorgang?
  • wie sieht das „elektronische Formular aus?
  • wie erkenne ich, dass ich etwas zu erledigen habe?
  • wie werde ich informiert?
  • wie finde ich Vorgänge?
  • ……?

Diese Fragen sind in einem Video der HCM sehr gut an Hand eines Beispiels einer Beschwerdemanagement Lösung sehr gut erläutert.

Weitere Informationen finden Sie auch hier:

http://www.hcm-infosys.com

Was gehört alles zu einem Workflow

Was gehört alles zu einem Workflow?

Workflow Funktionen gehören Heute zu jeder guten Software. Man will schließlich sicherstellen, dass Geschäftsprozesse sicher und definiert abgewickelt werden. Deshalb findet sich der Begriff Workflow in nahezu jeder Softwarebeschreibung. Die Bandbreite der  Funktionen die sich dahinter verbergen ist allerdings sehr groß. Sie reicht von einfachen Statusänderungen in einem Datensatz oder Dokument über das Routing von Tasks die mit einfachen Formularen oder Dokumenten verbunden sind über einfache tasklisten bis hin zur kompletten Erstellung von datenbankbasierten Webanwendungen die einem komplexen Prozessmodell folgen und mit einem Designwerkzeug gestaltet werden.

Wenn man von Geschäftsprozessautomatisierung durch Workflowmanagement spricht sollten allerdings bestimmte Funktionen gewährleistet sein. Aus meinem Verständnis gehört hierzu:

  • Ein Workflow sollte von jedem Rechner aus aufgerufen und bearbeitet werden können. Die Bedienung sollte in einem Internet Browser erfolgen.
  • Die Daten, bzw. Dokumente sollten in einer Datenbank gespeichert werden, damit eine flexible Ansicht und Auswertung der Daten möglich ist.
  • Das System sollte durch ein einstellbares personen- und rollenbezogenes Rechte- und Zugriffskonzept geschützt sein.
  • Erstellung, Änderungen und Konfiguration sollten einfach und möglichst ohne Programmierkenntnisse sein, damit ein Höchstmaß an Flexibilität bei geringsten Erst- und Folgekosten gegeben ist.
  • Dafür notwendig ist ein grafisches Designwerkzeug mit dem der Geschäftsprozess, in diesem Fall der workflowrelevante Ablauf modelliert werden kann.
  • Zu einem Prozess gehören auch die entsprechenden Daten, die ursprünglich in konventionellen Formularen, Textdokumenten, Tabellen oder unstrukturiertem Text enthalten waren. Diese Daten sind mit Hilfe des Designers den einzelnen Prozessschritten zuzuordnen.
  • Im Workflow sind für die Zustandsüberwachung Statis zu definieren, die eine Transparenz der einzelnen Vorgänge (Instanzen) ermöglichen.
  • Da die Daten in einer Datenbank gespeichert und diese den Anwendern möglichst bedarfsorientiert zur Verfügung gestellt werden sollen, sollten die Ansichten der Daten ebenfalls im Designer konfiguriert werden können.
  • Da nach Möglichkeit nichts programmiert werden soll, ist eine automatische Generierung der kompletten lauffähigen Anwendung sinnvoll. Da spart Zeit und macht keinen Einsatz von entsprechenden Spezialisten erforderlich.
  • Da ein Geschäftsprozess im Sinne der kontinuierlichen Verbesserung ständigen Änderungen unterliegt ist eine Unterstützung des Life Cycles notwendig. Diese erleichtert die Inbetriebnahme, die Variantenbildung und die Versionierung.
  • Optimalerweise kann auf die grafische Gestaltung der Bedieneroberfläche Einfluss genommen werden.

Diese Punkte sind aus meiner Sicht die Hauptfunktionen die ein Workflowsystem anbieten sollte!

Schlagworte

Schlagworte, Schlagworte, Schlagworte,…

Insbesondere in der IT geht man Heute sehr großzügig mit Schlagworten um.

Cloud, SOA, DMS, Workflow, BPM, usw.

sind alles Beispiele für inhaltlich erklärungsbedürftige Begriffe. Im Alltag werden sie allerdings in beliebigem Kontext in Fachartikeln, Produkt- oder Firmenpräsentationen ohne weitere Erklärung verwendet. Im ersten Moment ist man verführt anzunehmen, dass die einzelnen Autoren und natürlich man selbst auch, das gleiche Verständnis dafür hat. Dem ist in der Regel leider nicht so. Im Gegenteil ist davon auszugehen, dass diese Unschärfe im Verständnis vielen nicht bewusst ist und dann dazu verwendet wird um Dinge gleichzustellen, die es bei detaillierter Betrachtung nicht sind.

In meinen in der Zukunft folgenden Artikeln möchte ich an dieser Stelle ansetzen. Meine Ausführungen sollen dazu beitragen mehr Transparenz und besseres Verständnis in die Welt des Collaboration Management zu bringen.

HCM Human Collaboration Management

HCM Human Collaboration Management

Wofür steht dieser Begriff? Er soll als Arbeitstitel für alle Belange der Zusammenarbeit von Personen in Unternehmen und Organisationen dienen. Dazu gehören sowohl die Menschen und Prozesse wie auch die Methodik und natürlich die unterstützenden Systeme.

Aber bei allen Überlegungen soll der Mensch im Mittelpunkt stehen, da nur durch ihn Eigeninitiative, Kreativität, Intelligenz und Kompetenz in die Zusammenarbeit und damit in die Erledigung  eines Geschäftsfalls eingebracht wird.

Zusätzlich stehen uns Heute als Unterstützung eine Vielzahl von sehr leistungsfähigen Softwaresystemen zur Verfügung. Diese sollte man nicht als „Bedrohung“ ansehen, wenn sie auch für mehr Transparenz bei den Daten und Prozessen sorgen. Nutzen wir doch lieber diese Systeme, um unsere Arbeit zu unterstützen und sicherzustellen, damit wir kreative Freiräume schaffen, um unsere Produkte, Geschäftsmodell oder auch die interne Organisation weiter zu entwickeln.

All dies wird ergänzt, bzw. bestimmt durch die angewandten Methoden der Kommunikation und Zusammenarbeit. Diese befinden sich in einem ständigen Entwicklungsprozess und bringen eine Vielzahl an unterstützenden neuen Systemen hervor. Beispielhaft sei hier das Dokumentenmanagement genannt das traditionell durch ein DMS System mit klar definierter Struktur und Heute durch ein Wiki mit einer lebenden dynamischen Wissensdatenbank unterstützt wird.

Hier den richtigen, bzw. passenden Mix aus Methodik und Technik zu finden, sehe ich als große Herausforderung und als meine Aufgabe.

Hans-Helmut Kümmerer

Hallo ich bin Hans-Helmut Kümmerer!

Ich möchte Sie in Zukunft in meinem Blog an meiner Erfahrung und Kompetenz aus meiner alltäglichen Praxis teilhaben lassen.

Ich bin mit meinem Unternehmen, der HCM Customer Management GmbH im Bereich Human Collaboration Management tätig. Was versteht man unter diesem schönen Titel? Dies soll Thema des ersten Beitrages sein. Ich bin überzeugt, dass es regelmäßig etwas Spannendes zu berichten gibt, lassen Sie sich überraschen!

Sie stehen vor der Entscheidung diese Technologien und Methoden in Ihrem Unternehmen einzusetzen und sind an einem Gespräch interessiert, so sprechen Sie mich bitte an!