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Lernen Sie die einzelnen Funktionen kennen um moderne webfähige Business-Lösungen ohne Programmierung zu erstellen….                        Hier finden Sie weitere Informationen!

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Flexible, workflow-basierte Unternehmensanwendungen aus Stuttgart

Ein interessanter Beitrag im Blog von Prof. O. Höss von der HfT in Stuttgart zum Thema workflowbasierte Unternehmensanwendungen

Flexible workflow-basierte Lösungen von HCM: Beispiel Lieferantenmanagement

Link zum Blogeintrag: Flexible, workflow-basierte Unternehmensanwendungen aus Stuttgart

 

Änderungsmanagement – Eine Frage der methodischen Vorgehensweise und der richtigen Softwarelösung!

Alle Unternehmen die Produkte entwickeln und produzieren werden damit konfrontiert diese über den Lifecycle häufig zu verändern. Die richtige Vorgehensweise für das Änderungsmanagement ist Voraussetzung um die Risiken zu minimieren. 

Die Anforderungen von Seitens des Marktes werden im größer seine Produkte schnell veränderten Bedürfnissen anpassen zu können. Das ergibt sich auf der einen Seite auf Grund von kürzeren Produktlebenszyklen die durch den zunehmenden Wettbewerb vorgegeben werden. Auf der anderen Seite möchte man immer spezieller auf die Bedürfnisse der Kunden eingehen, was dazu führt, dass die Produkte spezieller angepasst werden müssen. Die Konsequenz sind mehr Varianten, bzw. Anpassungen in immer kürzerer Zeit. Dies gilt für die verschiedensten Branchen. Ein Paradebeispiel ist die Automobilindustrie, die sich gegenseitig von Modellwechsel zu Modellwechsel und von Modellvariante zu Modellvariante jagt. Dies bedarf eines ständigen Änderungsmanagements sowohl beim Hersteller wie auch bei den Zulieferanten. Gleichermaßen gilt diese Problematik aber auch in anderen Branchen, z.B. beim Maschinenbau oder Anlagenbau. Hier ist die Änderung vorrangig durch spezielle Anforderungen der Kunden getrieben. Die Änderungsanregungen können natürlich auch durch interne Initiativen aus den Bereichen Entwicklung, Ideenmanagement oder kontinuierliche Verbesserung der Produkte oder Prozesse kommen.

Diesen Anforderungen richtig zu begegnen ist nicht nur eine methodische Frage sondern auch eine Frage des richtigen Werkzeuges. Hier bietet sich besonders der Einsatz einer Änderungsmanagement Lösung mit Workflow Funktionalität an um eine effiziente, gesicherte und schnelle Bearbeitung sicherzustellen.

Zusammengefasst sollte eine derartige Lösung folgende Funktionen bereitstellen.

  • Sicherstellung der verschiedenen Prozesse für den Änderungsantrag, Freigabe und Umsetzung
  • Automatische Steuerung der Prozessvarianten auf Grund der eingegebenen Daten und vorgegebener Schablonen
  • Vorgabe, Überwachung und Erinnerung von zeitlichen Vorgaben für die Tätigkeitsdauer
  • Tätigkeitszugeordnete Bearbeitung der Bewertungskriterien
  • Automatische Auswertung und Datenkonsolidierung
  • Überwachung von Grenzwerten
  • Unterstützung des kompletten Kommunikations- und Abstimmungsprozesses
  • Definiertes Rechte- und Rollenkonzept
  • Flexible Anpassung der Prozesse und Bewertungskriterien
  • Transparenz über alle Änderungsvorgänge in einer Datenbank
  • Reporting und Analyse über alle Daten aller Vorgänge

http://www.hcm-aenderungsmanagement.com

Sind Sie an weiteren Infos, Meinungen und Diskussionen zu diesem Thema interessiert, so lade ich Sie gerne auch in meine Xing Gruppe Änderungsmanagement ein.

Lieferantenzulassung

Die richtigen Lieferanten zu haben ist für Unternehmen ein strategischer Faktor.

Der klassische Prozess die passenden Lieferanten auszuwählen ist meist sehr aufwändig. Die Lieferanten bewerben sich durch persönliche Vorstellung oder Zusendung von Unterlagen , sie präsentieren sich und ihre Leistungen. Allerdings wird jeder Lieferant den Schwerpunkt seiner Präsentation anders wählen und sicher nicht komplett auf Ihre Anforderungen als Kunde eingehen. D.h. er wird nicht alle für Sie relevanten Kriterien kennen und entsprechend mit den richtigen Unterlagen berücksichtigen. Die Konsequenz ist ein erheblicher Zeitaufwand für unnötige Termine und die Beschaffung und Prüfung von unvollständigen Unterlagen.

Was ist die Lösung?

Eine Softwarelösung die alle relevanten Kriterien in Form von Fragenkatalogen sicherstellt. Diese werden beim Lieferanten abgefragt und alle Informationen und Dokumente eingesammelt. Erst wenn alles beantwortet ist kann der Antrag auf Prüfung und Zulassung an Sie als Einkäufer weitergleitet werden. Dies stellt sicher, dass alles was für Sie wichtig ist auch beantwortet und mitgeliefert wird. Ausschlusskriterien können durch das System überprüft. Der gesamte Prüfungs-, Freigabe- und Kommunikationsprozess wird durch das System gesteuert und überwacht, der Aufwand für die Sicherstellung aller erforderlichen Schritte zur Bearbeitung reduziert sich auf ein notwendiges Minimum. Der gesamte Vorgang kann als Initiativbewerbung direkt von der Unternehmenswebseite gestartet werden, oder ein potentieller Lieferant bekommt einen Link auf das Lieferantenmanagement Portal zugesandt.

Lieferantenportal

 

Lieferantenfragebogen

Nach einer ersten Zulassung sollte das System natürlich auch die regelmäßige Überprüfung der Voraussetzungen durchführen und notwendige Schritte einleiten.

http://www.hcm-lieferantenmanagement.com/

Prozesse automatisieren durch Ersetzen von Excel und Mail

In den meisten Unternehmen und Organisationen werden immer noch viele Geschäftsprozesse durch den Einsatz von Excel oder anderen Dokumenten und die Kommunikation mit Mails abgebildet.

Meist sind nur wenige Prozesse in den vorhandenen IT-Systemen in der Form abgebildet, dass alle Daten, der komplette Ablauf und die Geschäftslogik sich darin wiederfindet. Oft sind es nur die Daten und der Ablauf wird sich selbst überlassen.

Viele Themen der alltäglichen Zusammenarbeit werden durch Mails geregelt, oder in den Mails werden Tabellen oder Textdokumente versandt, die den Geschäftsfall, bzw. die dazugehörigen Daten und Informationen bereits inhaltlich beschreiben. Oft gibt es hierfür auch unternehmensweit vorgeschriebene Vorlagen, die zentral verwaltet werden. Der konkrete Vorgang wird dann auch oft in einer zentralen Ablage auf einem Fileserver durchgeführt.

Man stelle sich folgende Situation vor. Sie sind Key Accounter eines Zulieferers und sind für mehrere Kunden zuständig, oder es gibt mehrere parallel verantwortliche Kollegen. Die einzelnen Kunden kommen mit Änderungsanträgen zu Ihnen. Sie sind dafür zuständig diese Anträge intern prüfen zu lassen und innerhalb kürzester Zeit eine Antwort zu geben. Die Prüfung ist allerdings nicht einfach, denn es sind verschiedene Fachbereiche, wie Entwicklung, Produktion, Logistik, Qualitätssicherung und die Geschäftsleitung zu fragen. Außerdem ändern sich die Ansprechpartner abhängig vom Kunden und den betroffenen Produkten. Als Hilfsmittel steht Ihnen eine Excel Vorlage und und eine Beschreibung der verantwortlichen Kollegen zur Verfügung. D.h. Sie gehen her und füllen die Vorlage aus und schicken diese per Mail an die betroffenen Personen. Jetzt wird es spannend, den es können verschiedene Ereignisse eintreten.

  • Sie haben die falschen Kollegen adressiert oder welche vergessen.
  • Die Kollegen haben Rückfragen und schicken die Tabelle mit Einträgen zurück.
  • Ihr Kunde ruft an und frägt nach dem Stand der Bearbeitung.
  • Sie sollen Ihrem Chef einen Zwischenstand der Bearbeitung liefern.
  • Sie haben zum vorgegebenen Termin noch keine Rückmeldungen.
  • Sie bekommen vielen Tabellen und unstrukturierte Kommentare zurück und müssen daraus ein Ergebnis ableiten.
  • …..

Das soll nur ansatzweise Aufzeigen welche Probleme Sie im Alltag zu bewältigen haben. Das beschriebene Szenario ist kein fiktiver Fall sondern Realität. Die aufgelisteten Probleme lassen sich allerdings auf beliebig viele Geschäftsfälle übertragen, z.B. bei Beschwerden und Reklamationen, bei Beschaffungs- oder Investanträgen, beim Bewerten von Ideen, bei der Verfolgung von Ereignissen und Maßnahmen und und und …..

Um diese Probleme zu beseitigen gibt es die Möglichkeit Geschäftsprozesse mit einem Workflowsystem zu unterstützen. Wie ein Workflowsystem aus der Sicht des Benutzers funktioniert und was alles zu einem System gehört, habe ich bereits in meinem Blog erläutert.

Wie ist nun die Vorgehensweise um aus den vorhandenen Hilfsmitteln eine automatisierte Lösung zu erzeugen. Kurz gesagt übertragen Sie die bekannte Ablaufbeschreibung in ein Prozessmodell im Workflowsystem, wobei Sie die einzelnen Excelbereiche die die Bearbeitung beschreiben, den einzelnen Aktivitätsschritten zuordnen die verantwortliche Rolle dazu definieren. Dies geschieht mit einem Design- und Konfigurationswerkzeug. Auf Knopfdruck wird dann die fertige lauffähige Lösungssoftware erzeugt. Eine ausführliche Beschreibung wie Sie von einem konventionellen Formular zu einem automatischen Workflowsystem kommen, finden Sie hier:

http://www.hcm-infosys.com/vdoc/portal/action/WebdriveActionEvent/oid/042-000014-005/fname/Whitepaper_Vom_Formular_zu_Workflow.PDF

  • Das Ergebnis ist eine Webanwendung die im Browser von überall bedient werden kann und deren Daten in einer  Datenbank liegen. Und zusammengefasst hier nochmals die wichtigsten Vorteile:
  • Automatische Steuerung der Bearbeitungsschritte auch nach Regeln.
  • Die Einbindung der richtigen Verantwortlichen wird sichergestellt.
  • Ständige Transparenz über den Erledigungsstatus.
  • Ständige Verfügbarkeit aller eingegebenen Daten und Informationen.
  • Terminüberwachung und Erinnerung.
  • Umfangreiche Anzeige- und Suchfunktionen.
  • Daten von überall konsistent verfügbar.

Und all dies für die verschiedensten Geschäftsprozesse und mit wenig Aufwand! Weitere Infos finden Sie hier:

http://www.hcm-infosys.com/vdoc/easysite/hcm/produkte/vdoc-process

und fertige Lösungen finden Sie hier:

http://www.hcm-infosys.com/vdoc/easysite/hcm/losungen

Ich stehe Ihnen natürlich für Kommentare und zu weiteren Diskussionen und Erläuterungen gerne zur Verfügung!

Wie funktioniert eine Workflow Software aus der Sicht des Benutzers

In vielen Gespräch mit Kunden stelle ich fest, dass diesen nicht klar ist, wie der Einsatz einer Workflow Software, bzw. einer Software Lösung die durch Workflow Funktionalität unterstützt wird, sich für den Anwender auswirkt.

Es werden immer wieder die gleichen Fragen gestellt:

  • wie erstelle ich einen Vorgang?
  • wie sieht das „elektronische Formular aus?
  • wie erkenne ich, dass ich etwas zu erledigen habe?
  • wie werde ich informiert?
  • wie finde ich Vorgänge?
  • ……?

Diese Fragen sind in einem Video der HCM sehr gut an Hand eines Beispiels einer Beschwerdemanagement Lösung sehr gut erläutert.

Weitere Informationen finden Sie auch hier:

http://www.hcm-infosys.com

Was gehört alles zu einem Workflow

Was gehört alles zu einem Workflow?

Workflow Funktionen gehören Heute zu jeder guten Software. Man will schließlich sicherstellen, dass Geschäftsprozesse sicher und definiert abgewickelt werden. Deshalb findet sich der Begriff Workflow in nahezu jeder Softwarebeschreibung. Die Bandbreite der  Funktionen die sich dahinter verbergen ist allerdings sehr groß. Sie reicht von einfachen Statusänderungen in einem Datensatz oder Dokument über das Routing von Tasks die mit einfachen Formularen oder Dokumenten verbunden sind über einfache tasklisten bis hin zur kompletten Erstellung von datenbankbasierten Webanwendungen die einem komplexen Prozessmodell folgen und mit einem Designwerkzeug gestaltet werden.

Wenn man von Geschäftsprozessautomatisierung durch Workflowmanagement spricht sollten allerdings bestimmte Funktionen gewährleistet sein. Aus meinem Verständnis gehört hierzu:

  • Ein Workflow sollte von jedem Rechner aus aufgerufen und bearbeitet werden können. Die Bedienung sollte in einem Internet Browser erfolgen.
  • Die Daten, bzw. Dokumente sollten in einer Datenbank gespeichert werden, damit eine flexible Ansicht und Auswertung der Daten möglich ist.
  • Das System sollte durch ein einstellbares personen- und rollenbezogenes Rechte- und Zugriffskonzept geschützt sein.
  • Erstellung, Änderungen und Konfiguration sollten einfach und möglichst ohne Programmierkenntnisse sein, damit ein Höchstmaß an Flexibilität bei geringsten Erst- und Folgekosten gegeben ist.
  • Dafür notwendig ist ein grafisches Designwerkzeug mit dem der Geschäftsprozess, in diesem Fall der workflowrelevante Ablauf modelliert werden kann.
  • Zu einem Prozess gehören auch die entsprechenden Daten, die ursprünglich in konventionellen Formularen, Textdokumenten, Tabellen oder unstrukturiertem Text enthalten waren. Diese Daten sind mit Hilfe des Designers den einzelnen Prozessschritten zuzuordnen.
  • Im Workflow sind für die Zustandsüberwachung Statis zu definieren, die eine Transparenz der einzelnen Vorgänge (Instanzen) ermöglichen.
  • Da die Daten in einer Datenbank gespeichert und diese den Anwendern möglichst bedarfsorientiert zur Verfügung gestellt werden sollen, sollten die Ansichten der Daten ebenfalls im Designer konfiguriert werden können.
  • Da nach Möglichkeit nichts programmiert werden soll, ist eine automatische Generierung der kompletten lauffähigen Anwendung sinnvoll. Da spart Zeit und macht keinen Einsatz von entsprechenden Spezialisten erforderlich.
  • Da ein Geschäftsprozess im Sinne der kontinuierlichen Verbesserung ständigen Änderungen unterliegt ist eine Unterstützung des Life Cycles notwendig. Diese erleichtert die Inbetriebnahme, die Variantenbildung und die Versionierung.
  • Optimalerweise kann auf die grafische Gestaltung der Bedieneroberfläche Einfluss genommen werden.

Diese Punkte sind aus meiner Sicht die Hauptfunktionen die ein Workflowsystem anbieten sollte!