Wie lassen sich Prozesse, Lösungen und Systeme miteinander verknüpfen?

Sehen Sie am Beispiel einer Kundenbeschwerde, wie alle relevanten Tätigkeiten in den einzelnen Abteilungen vom Eingang bis zur nachhaltigen Beseitigung der Ursachen eingebunden werden…

prozessverknuepfung

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Welche Einsatzszenarien und Vorteile bieten sich Ihnen?

einsatzszenarien

Szenario 1: Ablösung von Tabellen, Textdokumenten und Mailkommunikation

Ihre Ausgangssituation: Sie verwenden auch noch Tabellen, z.B. MS Excel oder Textdokumente, sowie Email Kommunikation um Daten und Informationen von Ihren Kolleginnen und Kollegen abzufragen und zu konsolidieren?

Unser Lösungsweg: Sparen Sie sich diesen hohen Arbeitsaufwand und lassen Sie diese Tätigkeiten durch ein modernes web- und datenbankbasiertes Workflowtool für Sie erledigen!

Szenario 2: Alternative zu MS SharePoint mit einer leistungsfähigen Workflowplattform

Ihre Ausgangssituation: Sie versuchen eine MS SharePoint Umgebung für die Unterstützung Ihrer Geschäftsprozesse zu verwenden und sind mit einem Dokumenten Share oder der aufwändigen Programmierung von Workflows unzufrieden.

Unser Lösungsweg: Sparen Sie sich den hohen Aufwand diese Plattform weiterzuentwickeln und zu vervoll-ständigen. Realisieren Sie diese Geschäftsfälle in einer modernen und zukunftsfähige Enterprise Collaboration Plattform die sich optimal mit einer MS Share-Point Umgebung integriert, bzw. ergänzt.

Szenario 3: Bestehende Lösungen mit alten Technologien und aus alten Plattformen migrieren

Ihre Ausgangssituation: Sie verwenden noch einzelne individuell programmierte Workflowlösungen oder ältere Plattformen die noch spezielle exotische Clients oder Applikationsserver, wie z.B. Notes/Domino, benötigen.

Unser Lösungsweg: Sparen Sie sich den hohen Aufwand diese System weiterzuentwickeln, zu pflegen, bzw. heutige Anforderungen an unternehmensübergreifende Geschäftsprozesse zu realisieren. Migrieren und realisieren Sie diese Geschäftsfälle in eine moderne und zukunftsfähige Enterprise Collaboration Plattform.

Szenario 4: Einsatz einer separaten Collaboration Plattform für ganzheitliche Geschäftsprozesse zwischen den Großsystemen

Ihre Ausgangssituation: Sie verwenden auch noch die unzureichenden und unflexiblen Funktionen in Ihren klassischen Softwaresystemen, wie ERP, CRM, HR usw. für die Unterstützung Ihrer internen und unternehmensübergreifenden Geschäftsprozesse.

Unser Lösungsweg: Sparen Sie sich den hohen Aufwand Teilprozesse in diesen Systemen zu realisieren und realisieren Sie diese Geschäftsfälle in eine separate Enterprise Collaboration Plattform.

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Deutsche Unternehmen haben Nachholbedarf bei Collaboration Unterstützung

In einer Studie des Beratungsunternehmens PAC wurden Führungskräfte hinsichtlich der Bedeutung der Kooperation der eigenen Mitarbeiter für den Unternehmenserfolg befragt. Zusammenfassend wurde dabei mehrheitlich festgestellt, dass die Optimierung der Prozesse und der Zusammenarbeit ebenso wie der Einsatz von Steuerungssystemen deutlich verbessert werden sollte. Es wurde auch die Meinung vertreten, dass durch entsprechende ideale Rahmenbedingungen 20% der Arbeitszeit für Austausch und Kommunikation gespart werden könnte.

Trotz dieser Erkenntnisse tun sich deutsche Unternehmen schwer mit der Entscheidung in diesem Bereich zu investieren. Dies zeigen auch Studien die sich mit der Fragestellung der digitalen Transformation auseinandersetzen. Beide Fragestellungen zielen auf die gleiche Thematik ab und zwar den Einsatz der vorhandenen digitalen Technologien nicht nur im Umfeld von neuen Vertriebsmodellen oder Fertigungstechnologien unter dem Titel Industrie 4.0, sondern auch der Einsatz im Bereich Enterprise Collaboration. Wobei Enterprise hier aus meinem Verständnis über die Unternehmensgrenzen hinweg auch z.B. Kunden und Lieferanten mit einbezieht.

Ein typisches Anwendungsszenario stellt das Thema Lieferantenmanagement dar, das alle Facetten der Lieferantenbeziehung von der ersten Bewerbung, über die Zulassung, alle Angebots- und Bestellvorgänge, …, bis hin zur Reklamation beinhaltet. Alles Geschäftsfälle, die einen erheblichen Kommunikations- und Abstimmungsaufwand bedeuten. Stellen Sie sich vor sie haben mehrere 1000 Lieferanten zu „verwalten“. Ganz zu schweigen, von den Fragen der Aktualisierung der Lieferanteninformationen, oder einer strategischen Lieferantenbewertung und Entwicklung. In einem derartigen Umfeld wird schnell klar, dass das Arbeitsaufkommen nur durch viel Personal oder durch „intelligente“ Softwarelösungen bewältigt werden kann. Meine Prognose geht bei diesem Einsatzfall von einer Effizienzsteigerung von mindestens 50% aus.

Wenn Sie daran interessiert sind wie eine entsprechende Lösung aussieht finden Sie hier weitere Informationen dazu:

Die Lösung für ein effektives Lieferantenmanagment!

Wenn Sie das Gefühl haben, Sie sollten sich mal über das Thema unterhalten, sprechen Sie mich gerne an!

Flexible, workflow-basierte Unternehmensanwendungen aus Stuttgart

Ein interessanter Beitrag im Blog von Prof. O. Höss von der HfT in Stuttgart zum Thema workflowbasierte Unternehmensanwendungen

Flexible workflow-basierte Lösungen von HCM: Beispiel Lieferantenmanagement

Link zum Blogeintrag: Flexible, workflow-basierte Unternehmensanwendungen aus Stuttgart

 

Review zum MHP Forum „Integriertes Freigabe- und Änderungsmanagement “

Am 15. Juli 2014 fand im Schlossgut Harteneck in Ludwigsburg die gemeinsame Veranstaltung von MHP und HCM, das Forum „Integriertes Freigabe- und Änderungsmanagement“, statt.

Forum Aenderungsmanagement

Die aktive und rege Beteiligung aller Gäste sorgten dafür, dass die Veranstaltung mit Vorträgen von Vertretern aus Wissenschaft und Wirtschaft ein voller Erfolg wurden .

Die Veranstaltung eröffnete Prof. Dr. Dr.-Ing. Dr. h.c J. Ovtcharova vom Karlsruher Institut für Technologie mit einer Keynote zu Freigabe- und Änderungsmanagement aus Sicht der Wissenschaft. Sie sprach über die nächsten großen Trends und Herausforderungen im Rahmen von Entwicklungsprozessen wie Big Data und virtuelle Produktentwicklung.

Dirk Ahmann, Senior Manager PLM bei MHP zeigte anhand eines methodischen Ansatzes, wie durch integriertes Freigabe- und Änderungsmanagement Vorlaufzeiten verringert und Änderungskosten gesenkt werden können.

Welche Defizite im heutigen Änderungsmanagement vorliegen und welche Methoden und Werkzeuge zur Verbesserung beitragen können, wurde durch mich erläutert. Dabei wurde der Bogen von der Theorie zur Praxis gespannt und das HCM Änderungsmanagement als workflowbasiertes System zur sicheren Steuerung von technischen Änderungen aller Art vorgestellt.
Im zweiten Teil der Veranstaltung erfuhren die Teilnehmer dann aus erster Hand von den Unternehmensreferenten, wie in der Praxis Änderungen im Produktlebenszyklus integriert und welche Systeme zur Prozessunterstützung aktuell eingesetzt werden.
Prof. Dr. Marco Groll stellte das Konzept der Daimler AG für ein ganzheitliches Änderungsmanagement auf Basis einer integrierten Produkt- und Prozessintegration vor. Sein Vortrag beleuchtete dabei besonders die gesteigerten Anforderungen an ein automobiles Änderungsmanagement im Rahmen von globalen Änderungsprozessen mit internationalen Entwicklungsteams und großer Stücklistenvielfalt.
Maik Widmann von der Porsche AG schilderte ein ähnliches Szenario in seinem Vortrag zum Änderungsmanagement bei Dr. Ing h. c. F. Porsche AG. Er zeigte dabei auch die Herausforderungen bei modellübergreifenden technischen Änderungen im Rahmen des VW-Konzern-spezifischen modularen Querbaukastens auf.
Markus Reschke, Mitarbeiter der Dynapac GmbH, referierte ebenfalls aus der Praxis und sprach über die Einführung eines Änderungsmanagements-Systems am Beispiel der Software-Lösung HCM Änderungsmanagement. So konnte heute bereits ein deutlicher Rückgang des Verwaltungsaufwandes von 30% erreicht werden.

Durch die Strukturierung der Vorträge von der Theorie zur Praxis hatten die Teilnehmer die Möglichkeit, sowohl einen Überblick zu den theoretischen Aspekten als auch über die Praxis des Änderungsmanagements in verschiedenen Unternehmen zu bekommen.
Darüber hinaus bot das MHP Forum Gelegenheit zum Erfahrungs- und Know-How-Austausch, sowie Networking in einer stimmungsvollen Atmosphäre. Das Fazit der mehr als 30 Teilnehmer fiel nach der bisher einmaligen Veranstaltung durchweg positiv aus. Dies zeigte sich auch in der anonymen Befragung in welcher die Teilnehmer das Forum sowohl Inhaltlich als auch organisatorisch mit den Höchstnoten zufrieden bis sehr zufrieden bewerteten.

Weitere Infos zum System finden Sie hier:

 

Forum Integriertes Freigabe- und Änderungsmanagement

Ich hatte in der Vergangenheit bereits über das Thema Änderungsmanagement gesprochen. Wenn Sie mit dieser Thematik im Rahmen Ihrer Key Account Tätigkeit oder als Entwickler zu tun haben, sind Sie sicher auch an der methodischen Vorgehensweise, bzw. an einer softwaretechnischen Unterstützung interessiert.

Da sich diese Prozesse und eingesetzten Systeme aktuell stark im Wandel befinden, ist festzustellen, dass in Entwicklung und IT zum Thema Freigabe- und Änderungsmanagement ein großer Informationsbedarf und der Wunsch zum Austausch mit anderen Kollegen besteht.

Aus diesem Grund hat die HCM Customer Management GmbH gemeinsam mit dem Kooperationspartner MHP das MHPForum Integriertes Freigabe- und Änderungsmanagement ins Leben gerufen.

Dieses findet am 15 Juli 2014 im Schlossgut Harteneck in Ludwigsburg statt. Innerhalb des Forums werden bewährte Konzepte aus Forschung und Praxis vorgestellt. Im Rahmen der Veranstaltung erfahren Sie nicht nur mehr zu Trends und Entwicklungen im Bereich des Freigabe- und Änderungsmanagements. Sie haben darüber hinaus auch die Möglichkeit mit erfahrenen Experten Ihre Anforderungen und Ideen zu diskutieren, und können gleichzeitig neue Kollegen aus diesem Fachgebiet treffen und Ihr Netzwerk erweitern.
Die offizielle Einladung sowie die Agenda finden Sie anbei.

Hier geht es direkt zur Anmeldung >>

Weitere Informationen zur Veranstaltung finden Sie hier >>

Lieferantenmanagement

Lieferantenmanagement – Wie optimiere ich die Zusammenarbeit mit meinen Lieferanten!

Wer sich im beruflichen Alltag mit Lieferantenmanagement beschäftigt, weiß dass die Zusammenarbeit mit Lieferanten viele Facetten hat. Ich möchte zu Anfang hier einige Stichworte nennen, um diesen Beitrag inhaltlich zu umreißen.

  • Lieferantenportal (intern und extern)
  • Lieferantenstammdaten
  • Lieferantenakte
  • Lieferantenzulassung
  • Lieferantenbewertung
  • Anfrage, Angebot, Auftrag
  • Liefertantenartikel
  • Arbeitsumgebung für Lieferanten
  • Lieferantenzugang zu Dokumenten und Vorgängen

Warum greife ich in meinem Blog dieses Thema auf?

Wenn Sie meinen Ausführungen in den älteren Artikeln bereits gefolgt sind, werden Sie den Zusammenhang unschwer erkennen. Die einzelnen Stichworte haben natürlich auch mit einer Form der Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Beteiligten ( Human Collaboration Management ) zu tun. In diesem Fall der Kunde und hier stellvertretend der/die Einkäufer/in und der Lieferant.

Das heißt es geht hier auch um den Austausch von Informationen, Daten und Dokumenten in Geschäftsprozessen. Geschäftsprozesse sind in diesem Zusammenhang z.B. die Verteilung einer Anfrage, die Durchführung einer Lieferantenbewertung oder die Bewertung und Zulassung eines potentiellen Lieferanten.

Zielsetzung ist es auch hier durch den Einsatz von modernen Softwaretechnologien diese Arbeiten so effizient wie möglich bewältigen zu können. Und hier sind wir wieder bei meinem Thema die Zusammenarbeit zu Vereinfachen. In diesem Zusammenhang kommen jetzt zu dem Thema Workflowmanagement einige weitere Technologien ins Spiel und zwar eine Portallösung, das Dokumentenmanagement und verschiedene Kommunikationstools. Alle diese Technologien werden benötigt um eine sinnvolle Unterstützung des Lieferantenmanagement durchführen zu können. Durch deren Einsatz werden folgende Vorteile und dadurch Effizienzsteigerungen realisiert.

  • Sicherstellung der Arbeitsschritte und Vorgänge
  • Ständig volle Transparenz auf den Dateninhalt der Arbeitsstände
  • Weitestgehend Ersatz von Mailkommunikation
  • Zentrale datenbankbasierte Datenhaltung aller Daten und Dokumente
  • Automatisierte Informations- und Dokumentenverteilung
  • Abbildung aller Prozesse und Dateninhalte
  • Berücksichtigung von Geschäftsregeln
  • Umfangreicher Ersatz von Excel und Word
  • Freie dokumentierte Kommunikation zu Lieferantenmanagement Themen
  • Suche über alle Vorgänge und Dokumente
  • Einfache Anpassung ohne Programmierung
  • Alles im Webbrowser von überall bedienbar (intern und extern)
  • Zugriffsrechte einzeln einstellbar
  • Definierter Zugriff für die Lieferanten auf das Portal

Wenn in diesem Zusammenhang von Effizienzsteigerung gesprochen wird, dann sind Größenordnungen von 70% durchaus realistisch. In der Realität ist der Effekt aus meiner Sicht deutlich höher, da Tätigkeiten wie das Suchen von Informationen, die Verfolgung von Vorgängen bei den einzelnen Beteiligten und die Prüfung von Vollständigkeiten und Regeln oder die Dokumenten- und Informationsverteilung eine Unmenge an Zeit verschlingen. Dies gilt natürlich auch für die Bereiche der Lieferantenqualifizierung- und Entwicklung oder des Reklamations- und Maßnahmenmanagements.

Alle diese Vorteile sprechen auf jeden Fall für den Einsatz eines derartigen Systems. Dadurch sind Sie in der Lage sich auf die Inhalte des Lieferantenmanagement zu konzentrieren. Das nimmt Ihnen das System nicht ab schafft aber die notwendigen Freiräume und Grundlagen für Sie!

Sind Sie an weiteren Details oder an einer Diskussion zu diesen Themen interessiert, so stehe ich Ihnen gerne online oder persönlich zur Verfügung. Ansonsten möchte ich Sie auch auf diese Seite verweisen:

http://www.hcm-lieferantenmanagement.com

Prozesse automatisieren durch Ersetzen von Excel und Mail

In den meisten Unternehmen und Organisationen werden immer noch viele Geschäftsprozesse durch den Einsatz von Excel oder anderen Dokumenten und die Kommunikation mit Mails abgebildet.

Meist sind nur wenige Prozesse in den vorhandenen IT-Systemen in der Form abgebildet, dass alle Daten, der komplette Ablauf und die Geschäftslogik sich darin wiederfindet. Oft sind es nur die Daten und der Ablauf wird sich selbst überlassen.

Viele Themen der alltäglichen Zusammenarbeit werden durch Mails geregelt, oder in den Mails werden Tabellen oder Textdokumente versandt, die den Geschäftsfall, bzw. die dazugehörigen Daten und Informationen bereits inhaltlich beschreiben. Oft gibt es hierfür auch unternehmensweit vorgeschriebene Vorlagen, die zentral verwaltet werden. Der konkrete Vorgang wird dann auch oft in einer zentralen Ablage auf einem Fileserver durchgeführt.

Man stelle sich folgende Situation vor. Sie sind Key Accounter eines Zulieferers und sind für mehrere Kunden zuständig, oder es gibt mehrere parallel verantwortliche Kollegen. Die einzelnen Kunden kommen mit Änderungsanträgen zu Ihnen. Sie sind dafür zuständig diese Anträge intern prüfen zu lassen und innerhalb kürzester Zeit eine Antwort zu geben. Die Prüfung ist allerdings nicht einfach, denn es sind verschiedene Fachbereiche, wie Entwicklung, Produktion, Logistik, Qualitätssicherung und die Geschäftsleitung zu fragen. Außerdem ändern sich die Ansprechpartner abhängig vom Kunden und den betroffenen Produkten. Als Hilfsmittel steht Ihnen eine Excel Vorlage und und eine Beschreibung der verantwortlichen Kollegen zur Verfügung. D.h. Sie gehen her und füllen die Vorlage aus und schicken diese per Mail an die betroffenen Personen. Jetzt wird es spannend, den es können verschiedene Ereignisse eintreten.

  • Sie haben die falschen Kollegen adressiert oder welche vergessen.
  • Die Kollegen haben Rückfragen und schicken die Tabelle mit Einträgen zurück.
  • Ihr Kunde ruft an und frägt nach dem Stand der Bearbeitung.
  • Sie sollen Ihrem Chef einen Zwischenstand der Bearbeitung liefern.
  • Sie haben zum vorgegebenen Termin noch keine Rückmeldungen.
  • Sie bekommen vielen Tabellen und unstrukturierte Kommentare zurück und müssen daraus ein Ergebnis ableiten.
  • …..

Das soll nur ansatzweise Aufzeigen welche Probleme Sie im Alltag zu bewältigen haben. Das beschriebene Szenario ist kein fiktiver Fall sondern Realität. Die aufgelisteten Probleme lassen sich allerdings auf beliebig viele Geschäftsfälle übertragen, z.B. bei Beschwerden und Reklamationen, bei Beschaffungs- oder Investanträgen, beim Bewerten von Ideen, bei der Verfolgung von Ereignissen und Maßnahmen und und und …..

Um diese Probleme zu beseitigen gibt es die Möglichkeit Geschäftsprozesse mit einem Workflowsystem zu unterstützen. Wie ein Workflowsystem aus der Sicht des Benutzers funktioniert und was alles zu einem System gehört, habe ich bereits in meinem Blog erläutert.

Wie ist nun die Vorgehensweise um aus den vorhandenen Hilfsmitteln eine automatisierte Lösung zu erzeugen. Kurz gesagt übertragen Sie die bekannte Ablaufbeschreibung in ein Prozessmodell im Workflowsystem, wobei Sie die einzelnen Excelbereiche die die Bearbeitung beschreiben, den einzelnen Aktivitätsschritten zuordnen die verantwortliche Rolle dazu definieren. Dies geschieht mit einem Design- und Konfigurationswerkzeug. Auf Knopfdruck wird dann die fertige lauffähige Lösungssoftware erzeugt. Eine ausführliche Beschreibung wie Sie von einem konventionellen Formular zu einem automatischen Workflowsystem kommen, finden Sie hier:

http://www.hcm-infosys.com/vdoc/portal/action/WebdriveActionEvent/oid/042-000014-005/fname/Whitepaper_Vom_Formular_zu_Workflow.PDF

  • Das Ergebnis ist eine Webanwendung die im Browser von überall bedient werden kann und deren Daten in einer  Datenbank liegen. Und zusammengefasst hier nochmals die wichtigsten Vorteile:
  • Automatische Steuerung der Bearbeitungsschritte auch nach Regeln.
  • Die Einbindung der richtigen Verantwortlichen wird sichergestellt.
  • Ständige Transparenz über den Erledigungsstatus.
  • Ständige Verfügbarkeit aller eingegebenen Daten und Informationen.
  • Terminüberwachung und Erinnerung.
  • Umfangreiche Anzeige- und Suchfunktionen.
  • Daten von überall konsistent verfügbar.

Und all dies für die verschiedensten Geschäftsprozesse und mit wenig Aufwand! Weitere Infos finden Sie hier:

http://www.hcm-infosys.com/vdoc/easysite/hcm/produkte/vdoc-process

und fertige Lösungen finden Sie hier:

http://www.hcm-infosys.com/vdoc/easysite/hcm/losungen

Ich stehe Ihnen natürlich für Kommentare und zu weiteren Diskussionen und Erläuterungen gerne zur Verfügung!

Was gehört alles zu einem Workflow

Was gehört alles zu einem Workflow?

Workflow Funktionen gehören Heute zu jeder guten Software. Man will schließlich sicherstellen, dass Geschäftsprozesse sicher und definiert abgewickelt werden. Deshalb findet sich der Begriff Workflow in nahezu jeder Softwarebeschreibung. Die Bandbreite der  Funktionen die sich dahinter verbergen ist allerdings sehr groß. Sie reicht von einfachen Statusänderungen in einem Datensatz oder Dokument über das Routing von Tasks die mit einfachen Formularen oder Dokumenten verbunden sind über einfache tasklisten bis hin zur kompletten Erstellung von datenbankbasierten Webanwendungen die einem komplexen Prozessmodell folgen und mit einem Designwerkzeug gestaltet werden.

Wenn man von Geschäftsprozessautomatisierung durch Workflowmanagement spricht sollten allerdings bestimmte Funktionen gewährleistet sein. Aus meinem Verständnis gehört hierzu:

  • Ein Workflow sollte von jedem Rechner aus aufgerufen und bearbeitet werden können. Die Bedienung sollte in einem Internet Browser erfolgen.
  • Die Daten, bzw. Dokumente sollten in einer Datenbank gespeichert werden, damit eine flexible Ansicht und Auswertung der Daten möglich ist.
  • Das System sollte durch ein einstellbares personen- und rollenbezogenes Rechte- und Zugriffskonzept geschützt sein.
  • Erstellung, Änderungen und Konfiguration sollten einfach und möglichst ohne Programmierkenntnisse sein, damit ein Höchstmaß an Flexibilität bei geringsten Erst- und Folgekosten gegeben ist.
  • Dafür notwendig ist ein grafisches Designwerkzeug mit dem der Geschäftsprozess, in diesem Fall der workflowrelevante Ablauf modelliert werden kann.
  • Zu einem Prozess gehören auch die entsprechenden Daten, die ursprünglich in konventionellen Formularen, Textdokumenten, Tabellen oder unstrukturiertem Text enthalten waren. Diese Daten sind mit Hilfe des Designers den einzelnen Prozessschritten zuzuordnen.
  • Im Workflow sind für die Zustandsüberwachung Statis zu definieren, die eine Transparenz der einzelnen Vorgänge (Instanzen) ermöglichen.
  • Da die Daten in einer Datenbank gespeichert und diese den Anwendern möglichst bedarfsorientiert zur Verfügung gestellt werden sollen, sollten die Ansichten der Daten ebenfalls im Designer konfiguriert werden können.
  • Da nach Möglichkeit nichts programmiert werden soll, ist eine automatische Generierung der kompletten lauffähigen Anwendung sinnvoll. Da spart Zeit und macht keinen Einsatz von entsprechenden Spezialisten erforderlich.
  • Da ein Geschäftsprozess im Sinne der kontinuierlichen Verbesserung ständigen Änderungen unterliegt ist eine Unterstützung des Life Cycles notwendig. Diese erleichtert die Inbetriebnahme, die Variantenbildung und die Versionierung.
  • Optimalerweise kann auf die grafische Gestaltung der Bedieneroberfläche Einfluss genommen werden.

Diese Punkte sind aus meiner Sicht die Hauptfunktionen die ein Workflowsystem anbieten sollte!