Erleben Sie in einem Rundgang die vielfältigen Möglichkeiten!

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Lernen Sie die einzelnen Funktionen kennen um moderne webfähige Business-Lösungen ohne Programmierung zu erstellen….                        Hier finden Sie weitere Informationen!

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SharePoint Business Lösungen mit Workflow

Redet man über Collaboration Plattformen dann redet man auch über MS SharePoint. Viele Unternehmen bekommen diese Plattform automatisch ins Haus, da sie bereits Microsoft Technologien im Einsatz haben. Außerdem verspricht die Werbung hier eine Vielzahl von neuen Funktionen die Ihnen helfen Ihren Informationsaustauch und die Zusammenarbeit im Unternehmen zu verbessern. Aber auch hier gilt wie in meinen ersten Artikeln erwähnt, dass ein Schlagwort allein noch keine Verbesserung bringt. Wichtig ist auch hier genau zu hinterfragen was kann das System und deckt es meine Anforderungen ab.

In diesem Zusammenhang möchte ich das Thema Workflowfunktionalität und fertige Businesslösungen ansprechen. Die Workflowfunktionalität die SharePoint standardmäßig bietet ist aus meinem Verständnis sehr eingeschränkt und nur durch umfangreiche Programmierleistung oder Zusatzprodukte erweiterbar. Bei dieser Aussage liegt mein Verständnis aus dem vorangegangenen Artikel mit dem Inhalt was gehört alles zu einem Workflow zugrunde. Im Umfeld fertige Businesslösungen die in ein SharePoint Portal integriert werden können stehen für den Business Bereich ebenfalls wenig ausgereifte Lösungen zur Verfügung.

Eine sehr leistungsfähige Ergänzung stellt das Workflowmodul VDoc Process für SharePoint dar. Dieses erlaubt die spontane und einfache Erstellung von Workflow Anwendungen und Lösungen ohne Programmierung.

Auf Basis dieses Moduls stehen auch fertige Businesslösungen für die unterschiedlichsten Anwendungsbereiche zur Verfügung.

Ideenmanagement

Bewerbermanagement

Beschwerdemanagement

Lieferantenmanagement

Änderungsmanagement

Diese Lösungen werden voll in das SharePoint Portal integriert und können mittels eines integrierter grafischen Designers an die Kundenbedürfnisse angepasst werden. Das Lösungsangebot wird ständig erweitert.

Ein Übersicht über die verfügbaren Lösungen und Erweiterungsmöglichkeiten finden Sie unter:         http://www.hcm-sharepoint.com

Prozesse automatisieren durch Ersetzen von Excel und Mail

In den meisten Unternehmen und Organisationen werden immer noch viele Geschäftsprozesse durch den Einsatz von Excel oder anderen Dokumenten und die Kommunikation mit Mails abgebildet.

Meist sind nur wenige Prozesse in den vorhandenen IT-Systemen in der Form abgebildet, dass alle Daten, der komplette Ablauf und die Geschäftslogik sich darin wiederfindet. Oft sind es nur die Daten und der Ablauf wird sich selbst überlassen.

Viele Themen der alltäglichen Zusammenarbeit werden durch Mails geregelt, oder in den Mails werden Tabellen oder Textdokumente versandt, die den Geschäftsfall, bzw. die dazugehörigen Daten und Informationen bereits inhaltlich beschreiben. Oft gibt es hierfür auch unternehmensweit vorgeschriebene Vorlagen, die zentral verwaltet werden. Der konkrete Vorgang wird dann auch oft in einer zentralen Ablage auf einem Fileserver durchgeführt.

Man stelle sich folgende Situation vor. Sie sind Key Accounter eines Zulieferers und sind für mehrere Kunden zuständig, oder es gibt mehrere parallel verantwortliche Kollegen. Die einzelnen Kunden kommen mit Änderungsanträgen zu Ihnen. Sie sind dafür zuständig diese Anträge intern prüfen zu lassen und innerhalb kürzester Zeit eine Antwort zu geben. Die Prüfung ist allerdings nicht einfach, denn es sind verschiedene Fachbereiche, wie Entwicklung, Produktion, Logistik, Qualitätssicherung und die Geschäftsleitung zu fragen. Außerdem ändern sich die Ansprechpartner abhängig vom Kunden und den betroffenen Produkten. Als Hilfsmittel steht Ihnen eine Excel Vorlage und und eine Beschreibung der verantwortlichen Kollegen zur Verfügung. D.h. Sie gehen her und füllen die Vorlage aus und schicken diese per Mail an die betroffenen Personen. Jetzt wird es spannend, den es können verschiedene Ereignisse eintreten.

  • Sie haben die falschen Kollegen adressiert oder welche vergessen.
  • Die Kollegen haben Rückfragen und schicken die Tabelle mit Einträgen zurück.
  • Ihr Kunde ruft an und frägt nach dem Stand der Bearbeitung.
  • Sie sollen Ihrem Chef einen Zwischenstand der Bearbeitung liefern.
  • Sie haben zum vorgegebenen Termin noch keine Rückmeldungen.
  • Sie bekommen vielen Tabellen und unstrukturierte Kommentare zurück und müssen daraus ein Ergebnis ableiten.
  • …..

Das soll nur ansatzweise Aufzeigen welche Probleme Sie im Alltag zu bewältigen haben. Das beschriebene Szenario ist kein fiktiver Fall sondern Realität. Die aufgelisteten Probleme lassen sich allerdings auf beliebig viele Geschäftsfälle übertragen, z.B. bei Beschwerden und Reklamationen, bei Beschaffungs- oder Investanträgen, beim Bewerten von Ideen, bei der Verfolgung von Ereignissen und Maßnahmen und und und …..

Um diese Probleme zu beseitigen gibt es die Möglichkeit Geschäftsprozesse mit einem Workflowsystem zu unterstützen. Wie ein Workflowsystem aus der Sicht des Benutzers funktioniert und was alles zu einem System gehört, habe ich bereits in meinem Blog erläutert.

Wie ist nun die Vorgehensweise um aus den vorhandenen Hilfsmitteln eine automatisierte Lösung zu erzeugen. Kurz gesagt übertragen Sie die bekannte Ablaufbeschreibung in ein Prozessmodell im Workflowsystem, wobei Sie die einzelnen Excelbereiche die die Bearbeitung beschreiben, den einzelnen Aktivitätsschritten zuordnen die verantwortliche Rolle dazu definieren. Dies geschieht mit einem Design- und Konfigurationswerkzeug. Auf Knopfdruck wird dann die fertige lauffähige Lösungssoftware erzeugt. Eine ausführliche Beschreibung wie Sie von einem konventionellen Formular zu einem automatischen Workflowsystem kommen, finden Sie hier:

http://www.hcm-infosys.com/vdoc/portal/action/WebdriveActionEvent/oid/042-000014-005/fname/Whitepaper_Vom_Formular_zu_Workflow.PDF

  • Das Ergebnis ist eine Webanwendung die im Browser von überall bedient werden kann und deren Daten in einer  Datenbank liegen. Und zusammengefasst hier nochmals die wichtigsten Vorteile:
  • Automatische Steuerung der Bearbeitungsschritte auch nach Regeln.
  • Die Einbindung der richtigen Verantwortlichen wird sichergestellt.
  • Ständige Transparenz über den Erledigungsstatus.
  • Ständige Verfügbarkeit aller eingegebenen Daten und Informationen.
  • Terminüberwachung und Erinnerung.
  • Umfangreiche Anzeige- und Suchfunktionen.
  • Daten von überall konsistent verfügbar.

Und all dies für die verschiedensten Geschäftsprozesse und mit wenig Aufwand! Weitere Infos finden Sie hier:

http://www.hcm-infosys.com/vdoc/easysite/hcm/produkte/vdoc-process

und fertige Lösungen finden Sie hier:

http://www.hcm-infosys.com/vdoc/easysite/hcm/losungen

Ich stehe Ihnen natürlich für Kommentare und zu weiteren Diskussionen und Erläuterungen gerne zur Verfügung!

Was gehört alles zu einem Workflow

Was gehört alles zu einem Workflow?

Workflow Funktionen gehören Heute zu jeder guten Software. Man will schließlich sicherstellen, dass Geschäftsprozesse sicher und definiert abgewickelt werden. Deshalb findet sich der Begriff Workflow in nahezu jeder Softwarebeschreibung. Die Bandbreite der  Funktionen die sich dahinter verbergen ist allerdings sehr groß. Sie reicht von einfachen Statusänderungen in einem Datensatz oder Dokument über das Routing von Tasks die mit einfachen Formularen oder Dokumenten verbunden sind über einfache tasklisten bis hin zur kompletten Erstellung von datenbankbasierten Webanwendungen die einem komplexen Prozessmodell folgen und mit einem Designwerkzeug gestaltet werden.

Wenn man von Geschäftsprozessautomatisierung durch Workflowmanagement spricht sollten allerdings bestimmte Funktionen gewährleistet sein. Aus meinem Verständnis gehört hierzu:

  • Ein Workflow sollte von jedem Rechner aus aufgerufen und bearbeitet werden können. Die Bedienung sollte in einem Internet Browser erfolgen.
  • Die Daten, bzw. Dokumente sollten in einer Datenbank gespeichert werden, damit eine flexible Ansicht und Auswertung der Daten möglich ist.
  • Das System sollte durch ein einstellbares personen- und rollenbezogenes Rechte- und Zugriffskonzept geschützt sein.
  • Erstellung, Änderungen und Konfiguration sollten einfach und möglichst ohne Programmierkenntnisse sein, damit ein Höchstmaß an Flexibilität bei geringsten Erst- und Folgekosten gegeben ist.
  • Dafür notwendig ist ein grafisches Designwerkzeug mit dem der Geschäftsprozess, in diesem Fall der workflowrelevante Ablauf modelliert werden kann.
  • Zu einem Prozess gehören auch die entsprechenden Daten, die ursprünglich in konventionellen Formularen, Textdokumenten, Tabellen oder unstrukturiertem Text enthalten waren. Diese Daten sind mit Hilfe des Designers den einzelnen Prozessschritten zuzuordnen.
  • Im Workflow sind für die Zustandsüberwachung Statis zu definieren, die eine Transparenz der einzelnen Vorgänge (Instanzen) ermöglichen.
  • Da die Daten in einer Datenbank gespeichert und diese den Anwendern möglichst bedarfsorientiert zur Verfügung gestellt werden sollen, sollten die Ansichten der Daten ebenfalls im Designer konfiguriert werden können.
  • Da nach Möglichkeit nichts programmiert werden soll, ist eine automatische Generierung der kompletten lauffähigen Anwendung sinnvoll. Da spart Zeit und macht keinen Einsatz von entsprechenden Spezialisten erforderlich.
  • Da ein Geschäftsprozess im Sinne der kontinuierlichen Verbesserung ständigen Änderungen unterliegt ist eine Unterstützung des Life Cycles notwendig. Diese erleichtert die Inbetriebnahme, die Variantenbildung und die Versionierung.
  • Optimalerweise kann auf die grafische Gestaltung der Bedieneroberfläche Einfluss genommen werden.

Diese Punkte sind aus meiner Sicht die Hauptfunktionen die ein Workflowsystem anbieten sollte!